Was automatisieren und was nicht?

Vor allem kleine Unternehmen sollten dringend Teile ihres Tagesgeschäfts automatisieren, um mehr Kapazitäten für die Betreuung ihrer Kunden zu haben. Zum Glück gibt es dafür keinen besseren Ort als das Internet.

Mit einer eigenen Website lassen sich extrem viele Prozesse vereinfachen und automatisieren.

Um nur einige Beispiele zu nennen:

Formulare

• Kundenbetreuung

• Kundenanfragen

Umfragen

• Erfassung von Kundendaten

• Marketing-Befragungen

...

Online-Shops

• Produktpräsentation

• Informationen zum Produkt

• Zahlungsabwicklung

• Statistiken für die Buchhaltung

Webseiten

• Beantwortung häufig gestellter Fragen auf professionelle und strukturierte Weise

• Wissen zur Verfügung stellen

• Unternehmenskultur vermitteln

• Werkzeug für Online-Werbung

...

Wie Sie sich vorstellen können, lässt sich diese Liste beliebig lange fortsetzen. Jeder Selbstständige hat irgendwo eine langweilige Aufgabe oder eine, die er nicht gerne macht, die sich aber leicht automatisieren liesse. Eines der besten Tools, um so etwas umzusetzen, ist "Zapier". Um dem eine Open-Source-Variante für Selbstständige entgegenzusetzen, möchte ich noch "n8n" erwähnen.

Die Automatisierung spielt für kleine Unternehmen und Unternehmer eine entscheidende Rolle, da sie ihnen hilft, häufige Zeitmanagement-Probleme zu bewältigen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können diese Unternehmen ihre Ressourcen auf wichtigere Bereiche wie Kundenkontakte und Produktinnovationen konzentrieren. Auf diese Weise können sie ihre Zeit besser einteilen und sich auf die Kerntätigkeiten konzentrieren, die für Wachstum und Erfolg sorgen. Die digitale Landschaft bietet ein perfektes Umfeld für die Umsetzung dieser Automatisierungsstrategien, die zu einer erhöhten Produktivität und verbesserten betrieblichen Effizienz für kleine Unternehmen führen können.

• Kundeninteraktion und -management: Die Automatisierung von Kundeninteraktionen vereinfacht nicht nur die Kommunikation, sondern sorgt auch dafür, dass Kundenanfragen effizient bearbeitet werden. Tools wie Chatbots und automatische E-Mail-Antworten können zur Verwaltung häufig gestellter Fragen oder Buchungsanfragen eingesetzt werden.

• Datenverarbeitung und Umfragen: Automatisieren Sie die Erfassung und Analyse von Kundendaten durch Online-Formulare und Umfragen. Diese Automatisierung hilft dabei, die Kundenpräferenzen zu verstehen und das Serviceangebot zu verbessern.

• E-Commerce-Effizienz: Für Unternehmen, die Produkte online verkaufen, kann die Automatisierung der Bestandsverwaltung, der Zahlungsabwicklung und der Auftragsverfolgung die Gemeinkosten erheblich senken und die Kundenzufriedenheit verbessern.

• Website-Optimierung: Nutzen Sie die Automatisierung, um Inhalte zu aktualisieren, SEO zu verwalten und die routinemäßige Wartung der Website zu übernehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen eine starke Online-Präsenz aufrechterhält, ohne dass ständige manuelle Eingriffe erforderlich sind.

• Fangen Sie klein an: Beginnen Sie mit der Automatisierung einfacher Aufgaben, die unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Dieser Ansatz hilft dabei, die Auswirkungen der Automatisierung zu verstehen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, bevor die Automatisierung ausgeweitet wird.

• Fokus auf Wertschöpfung: Priorisieren Sie die Automatisierung in Bereichen, die den Wert für den Kunden direkt erhöhen, wie z. B. die Verbesserung der Antwortzeiten oder die Personalisierung von Kundeninteraktionen.

• Überwachen und Optimieren: Überwachen Sie automatisierte Prozesse kontinuierlich und holen Sie Feedback ein, um sie zu optimieren. Dies trägt dazu bei, Relevanz und Effizienz zu erhalten.

• Lokale Bäckerei: Eine örtliche Bäckerei könnte ihr Bestellsystem automatisieren, so dass die Kunden ihre Bestellungen online aufgeben können und automatisch über den Bestellstatus informiert werden. Dies würde die Zahl der Telefonanrufe verringern und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf das Backen und den Kundendienst zu konzentrieren.

• Beratungsdienste: Ein kleines Beratungsunternehmen könnte die Automatisierung nutzen, um Termine zu planen, Projektmeilensteine zu verfolgen und die Kundenkommunikation über ein zentrales System zu verwalten, um die Abläufe zu rationalisieren und die Kundenbindung zu verbessern.

Bedenken Sie, dass 10 Minuten pro Tag und Jahr (*260 Tage) etwa einer Arbeitswoche (43.333 Stunden) entsprechen, die Sie wahrscheinlich besser für Marketing, Kundenbetreuung oder Produktentwicklung verwenden könnten. Hinzu kommt, dass Sie in der Regel mehr als einen dieser Jobs haben.

Vor allem als Selbständiger oder kleines KMU sollten Sie die Tätigkeiten, die nicht aktiv Einkommen generieren, minimieren und alle Tätigkeiten, die einen Mehrwert für Ihre Kunden schaffen, maximieren und verbessern.

Die Automatisierung sollte in kleinen Schritten erfolgen, damit Sie nicht nur mit der Automatisierung beschäftigt sind oder zu wenig Einfluss auf das Geschehen haben. Dennoch sollten Sie darüber nachdenken, was in Ihrem eigenen Unternehmen automatisiert werden könnte.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung für kleine Unternehmen, die sich im digitalen Zeitalter bewegen, unerlässlich geworden ist. Durch eine kluge Auswahl der zu automatisierenden Vorgänge können diese Unternehmen ihre Effizienz erheblich steigern, ihre Kundenbeziehungen verbessern und ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem sich ständig verändernden Markt erhalten. Die schrittweise Einführung der Automatisierung trägt dazu bei, dass das Unternehmen flexibel bleibt und sich an seinen strategischen Zielen orientiert.